Im Gespräch mit Compliance-Officer Joachim Forster

Die Deutsche Software Engineering & Research GmbH (DSER) sprach im Rahmen ihres Themenspezials “Beratungsdokumentation” mit dem Compliance-Officer Joachim Forster von der FiNet Asset Managament AG.

DSER: Herr Forster, wie ist Ihre Erfahrung in Bezug auf das Thema Beratungsdokumentation? Nehmen Ihre Berater ihre Pflichten gegenüber dem Kunden ernst?

Herr Forster: Ob unsere Berater das Protokoll tatsächlich übergeben, kann ich nicht prüfen. Aber unsere vertraglich gebundenen Berater nehmen die Beratungsdokumentation sehr ernst, denn die Beratungsdokumentation ist obligatorisch und wird geprüft. Es kommt vielleicht ca. zehn Mal im Jahr vor, dass ein Beratungsprotokoll fehlt. In den meisten Fällen gibt es einen konkreten Grund dafür. Es ist meine Aufgabe, genau diese Fälle zu identifizieren und zu prüfen.

DSER: Hat sich seit der Einführung der Softwarelösung munio bei Ihnen im Haus etwas in Bezug auf die Beratungsdokumentation geändert?

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Joachim Forster ist Compliance-Officer bei der FiNet Asset Managament AG

Herr Forster:  munio war bereits im Einsatz, als ich zu FiNet Asset Management AG gekommen bin. Ich weiß allerdings, dass die Prüfung der Beratungsdokumentation früher eher vernachlässigt wurde. Natürlich prüft die Wirtschaftsprüfung stichprobenartig, aber eine kontinuierliche Prüfung der Berater gab es damals noch nicht. Die vielen neuen gesetzlichen Regulierungen und der vorgeschriebene Einsatz eines Compliance-Officers haben dazu geführt, dass jede Beratung heutzutage kontrolliert wird. Der Einsatz von IT-gestützten Softwarelösungen vereinfacht dieses Vorgehen immens. Früher, in meiner vorhergehenden Tätigkeit, gab es für die Prüfung von Beratungsprotokollen eine extra dafür eingerichtete Abteilung mit vier Mitarbeitern. Die Beratungsprotokolle wurden in Papierform eingereicht, geprüft und freigegeben. Heutzutage kann ich mit nur wenigen Klicks in munio eine Beratung prüfen und nachverfolgen, welche Produkte der Berater beraten hat, wo die Beratung stattgefunden hat und welche Papiere geordert worden sind. munio bietet mir dafür die nötige Transparenz.

DSER: Welche weiteren Punkte in Bezug auf die Beratung prüfen Sie als Compliance-Officer?

Herr Forster: Neben dem Beratungsprotokoll, dem WpHG-Bogen und den Informationsblättern muss der Berater das vom Kunden unterschriebene Orderformular in munio hochladen. Darüber hinaus ist es bei uns Pflicht, dass der Berater den Kunden beim Ersttermin über seinen Status informiert. Diese Kundeninformation muss ebenfalls vom Kunden unterschrieben und in der Software hinterlegt werden. Ebenso ist die Kundenherkunft zu dokumentieren und wird unter den Stammdaten des Kunden hinterlegt. Die einzelnen Dokumente kann ich als Compliance-Officer einsehen und kann sie stichprobenartig prüfen. Ob die PIBs und KIDs ein Erstellungsdatum aufweisen, welches seit 01.01.2014 gesetzliche Pflicht ist, ist ebenfalls einsehbar. Ist ein einzelnes KID nicht über munio abrufbar, steht der Vermittler in der Pflicht, sich um eine aktuelle Version zu kümmern. Wird diese nicht hinterlegt, wird mir dieser Fall angezeigt und geprüft.

DSER: Welchen Mehrwert bietet Ihnen das Portfoliomanagementsystem?

Herr Forster: Die webbasierte Softwarelösung bietet mir als Compliance-Officer wesentliche Vorteile. Insbesondere weil die DSER einige, auf unsere Bedürfnisse abgestimmte, Anpassungen vorgenommen hat: Anfangs konnte man in munio nicht sehen, bei welchen Beratungen ein Beratungsprotokoll angehängt war und bei welchen nicht. Entsprechend musste ich alle Transaktionen prüfen. Das waren fast 50.000 im Jahr. Hinzu kamen an die 3.500 Sparverträge, für deren einzelne Ausführungen grundsätzlich kein Beratungsprotokoll hinterlegt werden muss. Jedoch konnte ich auf den ersten Blick nicht erkennen, ob und das es sich um einen Sparvertrag handelt. Dank der Anpassungen, die die DSER vorgenommen hat, werden mir nun nur noch diejenigen Beratungen angezeigt, bei denen kein Beratungsprotokoll angehängt ist. Außerdem werden nur noch neue und geänderte Sparpläne angezeigt. Das erleichtert meine Arbeit enorm.

DSER: Mussten Sie einen Berater schon einmal wegen ungenügender Beratungsprotokollierung kündigen?

Herr Forster: Bei denjenigen Beratern, die mit munio arbeiten, ist dieser Fall noch nicht vorgekommen. Dank der Softwarelösung kann kein Schindluder mehr in der Beratung getrieben werden, denn ich kann die Transaktionslisten pro Berater abrufen und sehe direkt, wenn unsachgemäße Transaktionen durchgeführt werden. Wenn ein Berater zum Beispiel an zwei aufeinanderfolgenden Tagen ein und denselben Fond bei sechs Kunden veräußert, sprich Execution Only durchführt, werde ich als Compliance Officer stutzig und prüfe den Sachverhalt. Dabei kann es auch vorkommen, dass ich, wenn nötig, einen der Kunden anrufe.

DSER: Vielen Dank für das Gespräch mit Ihnen und die aufschlussreichenden Informationen aus der Praxis.

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Hintergrundinfos

Die FiNet Asset Management AG setzt die Softwarelösung munio seit 2012 ein. Von anfänglichen 35 Beratern arbeiten aktuell 41 Berater mit dem Portfoliomangementsystem munio und führen auch die Beratungsdokumentation in der Webanwendung durch.

Derzeit gibt es ca. 2.800 Compliance Officer im Finanzbereich in Deutschland. Deutschland ist sehr regulierungswütig in Bezug auf Anlageberatung und Compliance-Vorgaben. Allein in diesem Jahr gab es fünf bis sechs gesetzliche Änderungen, die die Regulierungsvorschriften für die Anlageberatung massiv verschärft haben.

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